લાંબા સમયથી પહેલેથી જ 1 સી એપ્લિકેશન, એકાઉન્ટન્ટ્સ, આયોજકો, અર્થશાસ્ત્રીઓ અને મેનેજરોમાં સૌથી લોકપ્રિય પ્રોગ્રામ બની છે. તેમાં વિવિધ પ્રકારની પ્રવૃત્તિઓ માટે વિવિધ પ્રકારની રૂપરેખાંકનો જ નથી, પરંતુ વિશ્વના વિવિધ દેશોમાં એકાઉન્ટિંગ ધોરણો હેઠળ સ્થાનિકીકરણ પણ છે. આ ખાસ પ્રોગ્રામમાં વધુ અને વધુ સાહસો એકાઉન્ટિંગ પર સ્વિચ કરી રહ્યાં છે. પરંતુ અન્ય એકાઉન્ટિંગ પ્રોગ્રામ્સથી ડેટાને મેન્યુઅલી 1C પર સ્થાનાંતરિત કરવાની પ્રક્રિયા એ એક લાંબી અને કંટાળાજનક કાર્ય છે, જેમાં ઘણો સમય લાગે છે. જો કંપનીએ એક્સેલનો ઉપયોગ કરીને રેકોર્ડ રાખ્યા છે, તો ટ્રાન્સફર પ્રક્રિયા નોંધપાત્ર રીતે સ્વચાલિત અને વેગ આપી શકાય છે.
એક્સેલથી 1 સીમાં ડેટા ટ્રાન્સફર
એક્સેલથી 1 સીમાં ડેટા સ્થાનાંતરિત કરવું એ ફક્ત આ પ્રોગ્રામ સાથે કાર્યના પ્રારંભિક સમયગાળામાં જ જરૂરી નથી. કેટલીકવાર આની જરૂરિયાત isesભી થાય છે, જ્યારે પ્રવૃત્તિ દરમિયાન તમારે ટેબલ પ્રોસેસર બુકમાં સંગ્રહિત કેટલીક સૂચિ દાખલ કરવાની જરૂર હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કોઈ storeનલાઇન સ્ટોરથી ભાવ સૂચિઓ અથવા ઓર્ડર સ્થાનાંતરિત કરવા માંગતા હો. કિસ્સામાં જ્યારે યાદીઓ નાની હોય, તો પછી તે જાતે જ ચલાવી શકાય છે, પરંતુ જો તેમાં સેંકડો વસ્તુઓ હોય તો શું? પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવા માટે, તમે કેટલીક વધારાની સુવિધાઓનો આશરો લઈ શકો છો.
લગભગ તમામ પ્રકારનાં દસ્તાવેજો સ્વચાલિત લોડિંગ માટે યોગ્ય છે:
- વસ્તુઓની સૂચિ;
- પ્રતિરૂપની સૂચિ;
- ભાવ સૂચિ;
- ઓર્ડરની સૂચિ;
- ખરીદી અથવા વેચાણ વિશેની માહિતી, વગેરે.
તે તરત જ નોંધવું જોઈએ કે 1 સીમાં કોઈ બિલ્ટ-ઇન ટૂલ્સ નથી કે જે તમને એક્સેલથી ડેટા ટ્રાન્સફર કરવાની મંજૂરી આપે. આ હેતુઓ માટે, તમારે બાહ્ય બુટલોડરને કનેક્ટ કરવાની જરૂર છે, જે ફોર્મેટમાં ફાઇલ છે ઇપીએફ.
ડેટા તૈયારી
અમારે એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં ડેટા તૈયાર કરવાની જરૂર રહેશે.
- 1 સીમાં લોડ થયેલ કોઈપણ સૂચિ સમાનરૂપે રચાયેલ હોવી જોઈએ. જો કોઈ ક columnલમ અથવા સેલમાં ઘણા પ્રકારનાં ડેટા હોય તો તમે ડાઉનલોડ કરી શકતા નથી, ઉદાહરણ તરીકે, વ્યક્તિનું નામ અને ફોન નંબર. આ કિસ્સામાં, આવા ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ્સને વિવિધ કumnsલમ્સમાં વહેંચવું આવશ્યક છે.
- મથાળાઓમાં પણ મર્જ થયેલ કોષોને મંજૂરી નથી. આ ડેટા ટ્રાન્સફર કરતી વખતે ખોટા પરિણામો તરફ દોરી શકે છે. તેથી, જો મર્જ થયેલ કોષો ઉપલબ્ધ છે, તો તેઓને અલગ પાડવું આવશ્યક છે.
- જો તમે પ્રમાણમાં જટિલ તકનીકો (મેક્રોઝ, સૂત્રો, ટિપ્પણીઓ, ફૂટનોટ્સ, વધારાના ફોર્મેટિંગ તત્વો, વગેરે) નો ઉપયોગ કર્યા વિના શક્ય તેટલું સરળ અને સીધું બનાવ્યું છે, તો આ સ્થાનાંતરણના આગળના પગલામાં સમસ્યાઓનું મહત્તમ રોકવામાં મદદ કરશે.
- બધા જથ્થાના નામ એક જ બંધારણમાં લાવવાની ખાતરી કરો. તેને હોદ્દો આપવાની મંજૂરી નથી, ઉદાહરણ તરીકે, વિવિધ પ્રવેશો દ્વારા પ્રદર્શિત કિલોગ્રામ: કિલો, "કિલોગ્રામ", "કિલો.". પ્રોગ્રામ તેમને વિવિધ મૂલ્યો તરીકે સમજશે, તેથી તમારે એક રેકોર્ડિંગ વિકલ્પ પસંદ કરવાની જરૂર છે, અને બાકીનાને આ નમૂના માટે ઠીક કરવાની જરૂર છે.
- અનન્ય ઓળખકર્તાઓ આવશ્યક છે. ભૂમિકા કોઈપણ ક columnલમની સામગ્રી દ્વારા ભજવવામાં આવી શકે છે જે અન્ય લાઇનો પર પુનરાવર્તિત નથી: વ્યક્તિગત કર નંબર, લેખ નંબર, વગેરે. જો હાલના કોષ્ટકમાં સમાન મૂલ્યવાળી ક columnલમ નથી, તો પછી તમે વધારાની ક columnલમ ઉમેરી શકો છો અને ત્યાં સરળ ક્રમાંકન કરી શકો છો. આ આવશ્યક છે જેથી પ્રોગ્રામ દરેક પંક્તિના ડેટાને અલગથી ઓળખી શકે, અને તેમને "મર્જ" ન કરે.
- મોટાભાગના એક્સેલ ફાઇલ હેન્ડલર્સ ફોર્મેટ સાથે કામ કરતા નથી xlsx, પરંતુ માત્ર બંધારણ સાથે xls. તેથી, જો આપણા દસ્તાવેજમાં એક્સ્ટેંશન છે xlsx, તો પછી તમારે તેને કન્વર્ટ કરવાની જરૂર છે. આ કરવા માટે, ટેબ પર જાઓ ફાઇલ અને બટન પર ક્લિક કરો જેમ સાચવો.
સેવ વિંડો ખુલે છે. ક્ષેત્રમાં ફાઇલ પ્રકાર બંધારણ મૂળભૂત દ્વારા સ્પષ્ટ થયેલ છે xlsx. તેને બદલો "એક્સેલ બુક 97-2003" અને બટન પર ક્લિક કરો સાચવો.
તે પછી, દસ્તાવેજ ઇચ્છિત ફોર્મેટમાં સાચવવામાં આવશે.
એક્સેલ બુકમાં ડેટા તૈયાર કરવા માટે આ સાર્વત્રિક ક્રિયાઓ ઉપરાંત, તમારે વિશિષ્ટ બૂટલોડરની આવશ્યકતાઓને અનુરૂપ દસ્તાવેજ પણ લાવવાની જરૂર પડશે, જેનો આપણે ઉપયોગ કરીશું, પરંતુ અમે થોડી વાર પછી આ વિશે વાત કરીશું.
બાહ્ય બુટલોડરને કનેક્ટ કરો
એક્સ્ટેંશન સાથે બાહ્ય બુટલોડરને કનેક્ટ કરો ઇપીએફ એક્સેલ ફાઇલની તૈયારી પહેલાં અને પછી બંને, એપ્લિકેશનમાં 1 સી શક્ય છે. મુખ્ય વસ્તુ એ છે કે આ બંને પ્રારંભિક મુદ્દાઓ ડાઉનલોડ પ્રક્રિયાની શરૂઆતમાં હલ થવી જોઈએ.
1 સી માટે ઘણા બાહ્ય એક્સેલ ટેબલ લોડર્સ છે, જે વિવિધ વિકાસકર્તાઓ દ્વારા બનાવવામાં આવ્યા છે. અમે માહિતી પર પ્રક્રિયા કરવા માટેનાં સાધનનો ઉપયોગ કરીને ઉદાહરણ પર વિચાર કરીશું "સ્પ્રેડશીટ દસ્તાવેજમાંથી ડેટા લોડ કરી રહ્યું છે" સંસ્કરણ 1 સી 8.3 માટે.
- ફાઇલ ફોર્મેટમાં આવી ગયા પછી ઇપીએફ કમ્પ્યુટરની હાર્ડ ડ્રાઇવ પર ડાઉનલોડ અને સાચવેલ, પ્રોગ્રામ 1 સી ચલાવો. જો ફાઇલ ઇપીએફ આર્કાઇવમાં પેકેજ થયેલ છે, તે પહેલા ત્યાંથી કા beવું આવશ્યક છે. એપ્લિકેશનની ઉપરની આડી પેનલ પર, મેનૂ લોંચ કરનારા બટન પર ક્લિક કરો. સંસ્કરણ 1 સી 8.3 માં તે નારંગી વર્તુળમાં લખાયેલ ત્રિકોણ તરીકે રજૂ થાય છે, ,ંધુંચત્તુ થાય છે. દેખાતી સૂચિમાં, આઇટમ્સ દ્વારા જાઓ ફાઇલ અને "ખોલો".
- ફાઇલ ખુલ્લી વિંડો શરૂ થાય છે. તેના સ્થાનની ડિરેક્ટરી પર જાઓ, તે selectબ્જેક્ટ પસંદ કરો અને બટન પર ક્લિક કરો "ખોલો".
- તે પછી, બૂટલોડર 1 સીમાં શરૂ થશે.
ડાઉનલોડ પ્રક્રિયા "સ્પ્રેડશીટ દસ્તાવેજમાંથી ડેટા લોડ કરી રહ્યું છે"
ડેટા લોડ કરી રહ્યું છે
1 સી જે મુખ્ય ડેટાબેસેસ સાથે કામ કરે છે તે માલ અને સેવાઓની શ્રેણીની સૂચિ છે. તેથી, એક્સેલથી લોડ પ્રક્રિયાને વર્ણવવા, ચાલો આપણે આ ચોક્કસ ડેટા પ્રકારને સ્થાનાંતરિત કરવાના ઉદાહરણ પર ધ્યાન આપીએ.
- અમે પ્રોસેસિંગ વિંડો પર પાછા ફરો. કારણ કે અમે પેરામીટરમાં, ઉત્પાદન શ્રેણી લોડ કરીશું "ડાઉનલોડ કરો" સ્વીચ સ્થિતિમાં હોવું જોઈએ "સંદર્ભ". જો કે, તે મૂળભૂત રીતે ઇન્સ્ટોલ કરેલું છે. જ્યારે તમે બીજા પ્રકારનો ડેટા સ્થાનાંતરિત કરવાની યોજના ઘડી રહ્યા હો ત્યારે જ તમારે તેને સ્વિચ કરવું જોઈએ: કોષ્ટક વિભાગ અથવા માહિતી રજિસ્ટર. ક્ષેત્રમાં આગળ "ડિરેક્ટરી દૃશ્ય" લંબગોળ બતાવે છે તે બટન પર ક્લિક કરો. એક ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ખુલે છે. તેમાં આપણે પસંદ કરવું જોઈએ "નામકરણ".
- તે પછી, પ્રોગ્રામ આ પ્રકારની ડિરેક્ટરીમાં પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરે છે તે ક્ષેત્રોને આપમેળે તે ગોઠવે છે. તે તરત જ નોંધવું જોઈએ કે તે બધા ક્ષેત્રોમાં ભરવાનું જરૂરી નથી.
- હવે ફરીથી પોર્ટેબલ એક્સેલ દસ્તાવેજ ખોલો. જો તેની કumnsલમ્સનું નામ 1C ડિરેક્ટરીમાંના ફીલ્ડ્સના નામથી અલગ પડે છે, જેમાં અનુરૂપ એક શામેલ હોય, તો તમારે આ સ્તંભોને એક્સેલમાં બદલવાની જરૂર છે જેથી નામો સંપૂર્ણ રીતે એકસરખા રહે. જો કોષ્ટકમાં કોઈ કumnsલમ છે જેના માટે ડિરેક્ટરીમાં કોઈ એનાલોગ નથી, તો તે કા deletedી નાખવા જોઈએ. અમારા કિસ્સામાં, આવી કumnsલમ છે "જથ્થો" અને "ભાવ". તે પણ ઉમેરવું જોઈએ કે દસ્તાવેજમાં કumnsલમનો ક્રમ પ્રક્રિયામાં રજૂ કરેલા સાથે સખત રીતે મેળ ખાતો હોવો જોઈએ. જો બૂટલોડરમાં દર્શાવવામાં આવતા કેટલાક કumnsલમ્સ માટે, તમારી પાસે ડેટા નથી, તો પછી આ સ્તંભોને ખાલી છોડી શકાય છે, પરંતુ તે કumnsલમ્સની સંખ્યા જ્યાં ડેટા ઉપલબ્ધ છે તે સમાન હોવું જોઈએ. સુવિધા અને સંપાદનની ગતિ માટે, તમે સ્થાનો પર ક colલમ ઝડપથી ખસેડવા માટે વિશેષ એક્સેલ સુવિધાનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
આ ક્રિયાઓ થઈ ગયા પછી, આયકન પર ક્લિક કરો સાચવો, જે વિંડોના ઉપરના ડાબા ખૂણામાં ફ્લોપી ડિસ્કનું નિરૂપણ કરતી આયકન તરીકે રજૂ થાય છે. પછી સ્ટાન્ડર્ડ ક્લોઝ બટન પર ક્લિક કરીને ફાઇલને બંધ કરો.
- અમે 1 સી પ્રોસેસિંગ વિંડો પર પાછા ફરો. બટન પર ક્લિક કરો "ખોલો"છે, જે પીળો ફોલ્ડર તરીકે બતાવવામાં આવેલ છે.
- ફાઇલ ખુલ્લી વિંડો શરૂ થાય છે. અમે ડિરેક્ટરીમાં જઈએ છીએ જ્યાં આપણને આવશ્યક એક્સેલ દસ્તાવેજ સ્થિત છે. ડિફ defaultલ્ટ ફાઇલ ડિસ્પ્લે સ્વીચ એક્સ્ટેંશન માટે સેટ છે એમએક્સએલ. આપણને જોઈતી ફાઇલ બતાવવા માટે, તેને ફરીથી ગોઠવવાની જરૂર છે એક્સેલ વર્કશીટ. તે પછી, પોર્ટેબલ દસ્તાવેજ પસંદ કરો અને બટન પર ક્લિક કરો "ખોલો".
- તે પછી, સમાવિષ્ટો હેન્ડલરમાં ખોલવામાં આવે છે. ડેટા ભરવાની સાચીતા ચકાસવા માટે, બટન પર ક્લિક કરો "ભરણ નિયંત્રણ".
- જેમ તમે જોઈ શકો છો, ભરણ નિયંત્રણ સાધન અમને કહે છે કે કોઈ ભૂલો મળી નથી.
- હવે ટેબ પર ખસેડો "સેટિંગ". માં શોધ બક્સ લીટીમાં એક ટિક મૂકો જે નામકરણ ડિરેક્ટરીમાં સૂચિબદ્ધ બધી આઇટમ્સ માટે અનન્ય હશે. મોટે ભાગે, આના માટે ક્ષેત્રોનો ઉપયોગ થાય છે. "લેખ" અથવા "નામ". આ કરવું આવશ્યક છે જેથી સૂચિમાં નવી સ્થિતિ ઉમેરતી વખતે, ડેટા બમણો ન થાય.
- બધા ડેટા દાખલ થયા પછી અને સેટિંગ્સ પૂર્ણ થઈ ગયા પછી, તમે ડિરેક્ટરીમાં માહિતીના સીધા લોડ પર આગળ વધી શકો છો. આ કરવા માટે, શિલાલેખ પર ક્લિક કરો "ડેટા ડાઉનલોડ કરો".
- ડાઉનલોડ પ્રક્રિયા પ્રગતિમાં છે. તેની સમાપ્તિ પછી, તમે નામકરણ ડિરેક્ટરીમાં જઈ શકો છો અને ખાતરી કરી શકો છો કે ત્યાં બધા જરૂરી ડેટા ઉમેર્યા છે.
પાઠ: એક્સેલમાં કumnsલમ કેવી રીતે સ્વેપ કરવું
અમે 1 સી 8.3 માં નામકરણ ડિરેક્ટરીમાં ડેટા ઉમેરવાની પ્રક્રિયાને અનુસરી છે. અન્ય ડિરેક્ટરીઓ અને દસ્તાવેજો માટે, ડાઉનલોડ સમાન સિદ્ધાંત પર હાથ ધરવામાં આવશે, પરંતુ કેટલીક ઘોંઘાટ સાથે કે જે વપરાશકર્તા તેમના પોતાના આધારે શોધી શકે છે. તે પણ ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ કે પ્રક્રિયા વિવિધ તૃતીય-પક્ષ લોડરો માટે અલગ હોઈ શકે છે, પરંતુ સામાન્ય અભિગમ દરેક માટે સમાન રહે છે: પ્રથમ, હેન્ડલર ફાઇલમાંથી માહિતીને તે વિંડોમાં લોડ કરે છે જ્યાં તે સંપાદિત થાય છે, અને માત્ર તે પછી તે સીધી 1 સી ડેટાબેસમાં ઉમેરવામાં આવે છે.
