કોષ્ટકોમાં ડેટાના વિશાળ એરે સાથે કામ કરવાની સગવડ માટે, તેમને હંમેશાં કોઈ ચોક્કસ માપદંડ અનુસાર beર્ડર આપવો આવશ્યક છે. આ ઉપરાંત, ચોક્કસ લક્ષ્યોને પરિપૂર્ણ કરવા માટે, કેટલીકવાર આખા ડેટા એરેની જરૂર હોતી નથી, પરંતુ ફક્ત વ્યક્તિગત પંક્તિઓ હોય છે. તેથી, માહિતીની વિશાળ માત્રામાં મૂંઝવણમાં ન આવે તે માટે, તર્કસંગત ઉપાય એ છે કે ડેટાને ગોઠવો, અને તેને અન્ય પરિણામોમાંથી ફિલ્ટર કરો. ચાલો જોઈએ કે માઇક્રોસ Excelફ્ટ એક્સેલમાં ડેટા કેવી રીતે સteredર્ટ અને ફિલ્ટર કરવામાં આવે છે.
સરળ ડેટા સingર્ટિંગ
માઇક્રોસ .ફ્ટ એક્સેલમાં કામ કરતી વખતે સ Sર્ટ કરવું એ સૌથી અનુકૂળ સાધનો છે. તેનો ઉપયોગ કરીને, તમે કોષ્ટકની હરોળને મૂળાક્ષરોમાં ગોઠવી શકો છો, કોલમ કોષોના ડેટા અનુસાર.
માઇક્રોસ .ફ્ટ એક્સેલમાં ડેટાને સortર્ટ કરવાનું "સortર્ટ અને ફિલ્ટર" બટનનો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે, જે "એડિટિંગ" ટૂલબારમાં રિબન પર "હોમ" ટ tabબમાં સ્થિત છે. પરંતુ, પહેલા, આપણે કોલમના કોઈપણ કોષ પર ક્લિક કરવાની જરૂર છે જેના દ્વારા આપણે સ toર્ટ કરવા જઈ રહ્યા છીએ.
ઉદાહરણ તરીકે, નીચે આપેલા કોષ્ટકમાં, તમારે કર્મચારીઓને મૂળાક્ષરો મુજબ સ sortર્ટ કરવું જોઈએ. આપણે "નામ" ક columnલમના કોઈપણ કોષમાં જઈએ છીએ, અને "સortર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ. નામોને મૂળાક્ષરો મુજબ સ sortર્ટ કરવા માટે, દેખાતી સૂચિમાંથી, "A થી Z સુધી સortર્ટ કરો" પસંદ કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, નામોની મૂળાક્ષરોની સૂચિ અનુસાર, કોષ્ટકનો તમામ ડેટા મૂકવામાં આવ્યો છે.
વિપરીત ક્રમમાં સ sortર્ટ કરવા માટે, તે જ મેનૂમાં, Z થી A સુધીની બટન સortર્ટ કરો પસંદ કરો. "
સૂચિને વિપરીત ક્રમમાં ગોઠવવામાં આવી છે.
તે નોંધવું જોઇએ કે આ પ્રકારની સ sortર્ટિંગ ફક્ત ટેક્સ્ટ ડેટા ફોર્મેટ સાથે સૂચવવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, આંકડાકીય ફોર્મેટમાં, "ન્યૂનતમથી મહત્તમ" (અને versલટું) ને સ theર્ટિંગ સૂચવવામાં આવે છે, અને તારીખ ફોર્મેટ માટે, "જૂનાથી નવા" (અને viceલટું).
કસ્ટમ સોર્ટિંગ
પરંતુ, જેમ તમે જોઈ શકો છો, એક મૂલ્ય દ્વારા સingર્ટ કરવાના સંકેતિત પ્રકારો સાથે, તે જ વ્યક્તિના નામનો ડેટા એક મનસ્વી ક્રમમાં શ્રેણીની અંદર ગોઠવવામાં આવે છે.
પરંતુ જો આપણે નામોને મૂળાક્ષરો મુજબ સ sortર્ટ કરવા માંગતા હોઈએ, પરંતુ ઉદાહરણ તરીકે, જો નામ મેળ ખાય છે, તો ખાતરી કરો કે ડેટા તારીખ દ્વારા ગોઠવવામાં આવ્યો છે? આ કરવા માટે, તેમજ કેટલીક અન્ય સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરવા માટે, તે જ "સortર્ટ અને ફિલ્ટર કરો" મેનૂમાં, આપણે "કસ્ટમ સ .ર્ટિંગ ..." આઇટમ પર જવાની જરૂર છે.
તે પછી, સingર્ટિંગ સેટિંગ્સ વિંડો ખુલે છે. જો તમારા કોષ્ટકમાં હેડર છે, તો કૃપા કરીને નોંધો કે આ વિંડોમાં "મારા ડેટામાં હેડરો શામેલ છે" વિકલ્પની બાજુમાં એક ચેક માર્ક હોવું આવશ્યક છે.
"કumnલમ" ફીલ્ડમાં, ક columnલમનું નામ સૂચવો કે જેના દ્વારા સ sortર્ટિંગ કરવામાં આવશે. અમારા કિસ્સામાં, આ "નામ" ક columnલમ છે. "સortર્ટ કરો" ફીલ્ડ સૂચવે છે કે કઈ પ્રકારની સામગ્રીને સ .ર્ટ કરવામાં આવશે. ત્યાં ચાર વિકલ્પો છે:
- મૂલ્યો;
- કોષનો રંગ;
- ફontન્ટ રંગ;
- સેલ ચિહ્ન.
પરંતુ, મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, આઇટમ "કિંમતો" નો ઉપયોગ થાય છે. તે મૂળભૂત રીતે સુયોજિત થયેલ છે. અમારા કિસ્સામાં, અમે આ ખાસ વસ્તુનો ઉપયોગ પણ કરીશું.
ક Orderલમ "ઓર્ડર" માં આપણે ડેટાને કયા ક્રમમાં ગોઠવશે તે સૂચવવાની જરૂર છે: "એ થી ઝેડ" અથવા .લટું. "એક થી ઝેડ" ની કિંમત પસંદ કરો.
તેથી, અમે એક ક colલમ દ્વારા સ sortર્ટિંગ સેટ કર્યું છે. બીજી ક columnલમ દ્વારા સ sortર્ટિંગને ગોઠવવા માટે, "સ્તર ઉમેરો" બટન પર ક્લિક કરો.
ફીલ્ડ્સનો બીજો સમૂહ દેખાય છે, જે બીજી કોલમ દ્વારા સ .ર્ટ કરવા માટે પહેલાથી ભરવો જોઈએ. અમારા કિસ્સામાં, "તારીખ" ક columnલમ દ્વારા. આ કોષોમાં તારીખ ફોર્મેટ સેટ કરેલો હોવાથી, "ઓર્ડર" ફીલ્ડમાં, આપણે "એ થી ઝેડ" નહીં, પરંતુ "જૂનીથી નવી", અથવા "નવીથી જૂની" ની કિંમતો સેટ કરીએ છીએ.
તે જ રીતે, આ વિંડોમાં તમે રૂપરેખાંકિત કરી શકો છો, જો જરૂરી હોય તો, અન્ય કumnsલમ દ્વારા અગ્રતાના ક્રમમાં ગોઠવો. જ્યારે બધી સેટિંગ્સ પૂર્ણ થઈ જાય, ત્યારે "ઓકે" બટન પર ક્લિક કરો.
તમે જોઈ શકો છો, હવે અમારા કોષ્ટકમાં તમામ ડેટા સ employeeર્ટ કરેલા છે, સૌ પ્રથમ, કર્મચારીના નામ દ્વારા, અને પછી, ચુકવણીની તારીખ દ્વારા.
પરંતુ, આ કસ્ટમ સોર્ટિંગની બધી શક્યતાઓ નથી. જો ઇચ્છિત હોય, તો આ વિંડોમાં તમે ક colલમ દ્વારા નહીં, પણ પંક્તિઓ દ્વારા સ sortર્ટિંગને ગોઠવી શકો છો. આ કરવા માટે, "વિકલ્પો" બટન પર ક્લિક કરો.
ખુલતી સ optionsર્ટિંગ વિકલ્પો વિંડોમાં, સ્વીચને "રેંજ લાઇન્સ" પોઝિશનથી "રેંજ કumnsલમ્સ" પોઝિશન પર ખસેડો. "ઓકે" બટન પર ક્લિક કરો.
હવે, પાછલા ઉદાહરણ સાથે સમાનતા દ્વારા, તમે સ sortર્ટ કરવા માટે ડેટા દાખલ કરી શકો છો. ડેટા દાખલ કરો, અને "ઓકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, તે પછી, દાખલ કરેલા પરિમાણો અનુસાર કumnsલમ અદલાબદલ થાય છે.
અલબત્ત, અમારા ટેબલ માટે, ઉદાહરણ તરીકે લેવામાં આવે છે, કumnsલમનું સ્થાન બદલવા સાથે સ sortર્ટિંગનો ઉપયોગ ખાસ કરીને ઉપયોગી નથી, પરંતુ કેટલાક અન્ય કોષ્ટકો માટે આ પ્રકારની સingર્ટિંગ ખૂબ યોગ્ય હોઈ શકે છે.
ફિલ્ટર કરો
આ ઉપરાંત, માઇક્રોસ .ફ્ટ એક્સેલમાં ડેટા ફિલ્ટર ફંક્શન છે. તે તમને ફક્ત તે જ ડેટાને દૃશ્યમાન છોડવાની મંજૂરી આપે છે કે જેને તમે જરૂરી માનો છો, અને બાકીનાને છુપાવો. જો જરૂરી હોય તો, છુપાયેલા ડેટા હંમેશાં દૃશ્યમાન મોડ પર પાછા આવી શકે છે.
આ ફંક્શનનો ઉપયોગ કરવા માટે, અમે ટેબલના કોઈપણ સેલ પર standભા છીએ (અને પ્રાધાન્ય હેડરમાં), ફરીથી "એડિટિંગ" ટૂલબારમાં "સortર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન પર ક્લિક કરો. પરંતુ, આ સમયે, દેખાતા મેનૂમાં "ફિલ્ટર કરો" આઇટમ પસંદ કરો. તમે આ ક્રિયાઓની જગ્યાએ ફક્ત સીઆરટીએલ + શિફ્ટ + એલ કી સંયોજનને દબાવો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, બધી કumnsલમના નામવાળા કોષોમાં, એક ચોરસના રૂપમાં એક આયકન દેખાયો, જેમાં ત્રિકોણ નીચે ફેરવવામાં આવે છે.
અમે ક columnલમમાં આ ચિહ્ન પર ક્લિક કરીએ છીએ જે મુજબ અમે ફિલ્ટર કરવા જઈ રહ્યા છીએ. અમારા કિસ્સામાં, અમે નામ દ્વારા ફિલ્ટર કરવાનું નક્કી કર્યું. ઉદાહરણ તરીકે, અમારે ડેટા ફક્ત નિકોલેવના કર્મચારી માટે જ રાખવાની જરૂર છે. તેથી, અન્ય તમામ કર્મચારીઓનાં નામ અનચેક કરો.
પ્રક્રિયા પૂર્ણ થાય ત્યારે, "બરાબર" બટન પર ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, ફક્ત કર્મચારી નિકોલેવના નામની પંક્તિઓ ટેબલમાં બાકી હતી.
ચાલો કાર્યને જટિલ કરીએ, અને કોષ્ટકમાં ફક્ત તે ડેટા છોડીએ જે 2016 ના ત્રીજા ક્વાર્ટરમાં નિકોલેવથી સંબંધિત છે. આ કરવા માટે, "તારીખ" સેલમાં ચિહ્ન પર ક્લિક કરો. ખુલેલી સૂચિમાં, "મે", "જૂન" અને "Octoberક્ટોબર" મહિનાને અનચેક કરો, કારણ કે તેઓ ત્રીજા ક્વાર્ટરના નથી, અને "ઓકે" બટનને ક્લિક કરો.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, ફક્ત અમને જરૂરી ડેટા બાકી છે.
વિશિષ્ટ ક columnલમ દ્વારા ફિલ્ટરને દૂર કરવા અને છુપાયેલા ડેટા બતાવવા માટે, ફરીથી આ સ્તંભના શીર્ષકવાળા કોષમાં સ્થિત આયકન પર ક્લિક કરો. ખુલે છે તે મેનૂમાં, આઇટમ પર ક્લિક કરો "આમાંથી ફિલ્ટર દૂર કરો ...".
જો તમે ટેબલ પ્રમાણે સંપૂર્ણ રીતે ફિલ્ટરને ફરીથી સેટ કરવા માંગો છો, તો તમારે રિબન પર "સortર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો" બટનને ક્લિક કરવાની અને "સાફ કરો" પસંદ કરવાની જરૂર છે.
જો તમારે ફિલ્ટરને સંપૂર્ણપણે દૂર કરવાની જરૂર હોય, તો પછી, જ્યારે તમે તેને ચલાવો, તે જ મેનૂમાં તમારે "ફિલ્ટર" આઇટમ પસંદ કરવી જોઈએ, અથવા કીબોર્ડ શોર્ટકટ ટાઇપ કરવો જોઈએ Ctrl + Shift + L.
આ ઉપરાંત, એ નોંધવું જોઇએ કે અમે "ફિલ્ટર" ફંક્શન ચાલુ કર્યા પછી, જ્યારે તમે ટેબલ હેડરના કોષોના અનુરૂપ ચિહ્ન પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે આપણે ઉપર વાત કરેલી સingર્ટિંગ ફંક્શન્સ મેનુમાં ઉપલબ્ધ થાય છે જે દેખાય છે: “A થી Z માં સ Sર્ટિંગ” , Z થી A સુધી સ toર્ટ કરો અને રંગ દ્વારા સortર્ટ કરો.
પાઠ: માઇક્રોસ .ફ્ટ એક્સેલમાં ofટોફિલ્ટરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો
સ્માર્ટ ટેબલ
સ withર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ એ પણ કહેવાતા સ્માર્ટ ટેબલમાં કાર્યરત છે તે ડેટા ક્ષેત્રને ફેરવીને સક્રિય કરી શકાય છે.
સ્માર્ટ ટેબલ બનાવવાની બે રીત છે. તેમાંથી પ્રથમનો ઉપયોગ કરવા માટે, ટેબલનો આખો વિસ્તાર પસંદ કરો અને, "હોમ" ટ tabબમાં હોવાથી, "ટેબલ તરીકે ફોર્મેટ કરો" રિબનના બટનને ક્લિક કરો. આ બટન "સ્ટાઇલ" ટૂલ બ્લોકમાં સ્થિત છે.
આગળ, સૂચિમાં જે શૈલીઓ તમને પસંદ થાય છે તેમાંની એક પસંદ કરો. પસંદગી ટેબલની કાર્યક્ષમતાને અસર કરશે નહીં.
તે પછી, એક સંવાદ બ opક્સ ખુલે છે જેમાં તમે કોષ્ટકના સંકલનને બદલી શકો છો. પરંતુ, જો તમે અગાઉ આ ક્ષેત્ર પસંદ કર્યો છે, તો પછી બીજું કંઇ કરવાની જરૂર નથી. મુખ્ય વસ્તુ એ નોંધવાની છે કે "હેડરોવાળા કોષ્ટક" પરિમાણની બાજુમાં એક ચેકમાર્ક છે. આગળ, ફક્ત "OKકે" બટન પર ક્લિક કરો.
જો તમે બીજી પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવાનું નક્કી કરો છો, તો તમારે ટેબલનો આખો વિસ્તાર પણ પસંદ કરવાની જરૂર છે, પરંતુ આ સમયે "દાખલ કરો" ટ tabબ પર જાઓ. અહીંથી, ટેબલ્સ ટૂલબboxક્સમાં રિબન પર, ટેબલ બટન પર ક્લિક કરો.
તે પછી, છેલ્લી વખતની જેમ, એક વિંડો ખુલે છે જ્યાં તમે કોષ્ટકના કોઓર્ડિનેટ્સને સમાયોજિત કરી શકો છો. "ઓકે" બટન પર ક્લિક કરો.
"સ્માર્ટ ટેબલ" બનાવતી વખતે તમે તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરો તે ધ્યાનમાં લીધા વિના, તમે હેડરના કોષોમાં એક ટેબલ સાથે સમાપ્ત થશો, જેમાં ઉપર વર્ણવેલ ફિલ્ટર ચિહ્નો પહેલાથી ઇન્સ્ટોલ થઈ જશે.
જ્યારે તમે આ ચિહ્ન પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે બધા સમાન કાર્યો "સ asર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન દ્વારા પ્રમાણભૂત રીતે ફિલ્ટર શરૂ કરતી વખતે ઉપલબ્ધ થશે.
પાઠ: માઇક્રોસ .ફ્ટ એક્સેલમાં કોષ્ટક કેવી રીતે બનાવવું
જેમ તમે જોઈ શકો છો, સ sortર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગનાં સાધનો, જો યોગ્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવામાં આવે તો, વપરાશકર્તાઓને કોષ્ટકો સાથે કામ કરવા માટે મોટી સુવિધા આપી શકે છે. જો ટેબલમાં ખૂબ મોટો ડેટા એરે રેકોર્ડ કરવામાં આવે તો તેમના ઉપયોગનો મુદ્દો ખાસ કરીને સંબંધિત બને છે.
