માઇક્રોસ .ફ્ટ Officeફિસ સ્યુટમાં ડેટાબેસ બનાવવા અને તેમની સાથે કાર્ય કરવા માટે એક વિશેષ પ્રોગ્રામ છે - .ક્સેસ. જો કે, ઘણા વપરાશકર્તાઓ આ હેતુઓ માટે વધુ પરિચિત એપ્લિકેશનનો ઉપયોગ કરવાનું પસંદ કરે છે - એક્સેલ. એ નોંધવું જોઇએ કે આ પ્રોગ્રામમાં સંપૂર્ણ ડેટાબેસ (ડીબી) બનાવવા માટેના બધા સાધનો છે. ચાલો જોઈએ કે આ કેવી રીતે કરવું.
બનાવટ પ્રક્રિયા
એક્સેલ ડેટાબેઝ એ શીટની ક theલમ અને પંક્તિઓ પર વિતરિત માહિતીનો સ્ટ્રક્ચર્ડ સેટ છે.
વિશેષ પરિભાષા અનુસાર, ડેટાબેઝ પંક્તિઓને નામ આપવામાં આવ્યું છે "રેકોર્ડ્સ". દરેક એન્ટ્રીમાં વ્યક્તિગત objectબ્જેક્ટ વિશેની માહિતી શામેલ હોય છે.
કumnsલમ કહેવામાં આવે છે "ક્ષેત્રો". દરેક ક્ષેત્રમાં બધા રેકોર્ડ્સ માટે એક અલગ પરિમાણ છે.
એટલે કે, એક્સેલમાં કોઈપણ ડેટાબેસનું માળખું એક નિયમિત ટેબલ છે.
કોષ્ટક બનાવટ
તેથી, સૌ પ્રથમ, આપણે ટેબલ બનાવવાની જરૂર છે.
- અમે ડેટાબેઝના ફીલ્ડ્સ (કumnsલમ) ની હેડિંગ દાખલ કરીએ છીએ.
- ડેટાબેઝના રેકોર્ડ્સ (પંક્તિઓ) ના નામ ભરો.
- અમે ડેટાબેઝ ભરવા આગળ વધીએ છીએ.
- ડેટાબેઝ ભર્યા પછી, અમે તેમાંની માહિતીને આપણા વિવેકથી (ફોન્ટ, સરહદો, ભરવા, પસંદગી, કોષ સંબંધિત ટેક્સ્ટ સ્થાન, વગેરે) પર ફોર્મેટ કરીએ છીએ.
આ ડેટાબેઝ ફ્રેમવર્કની રચનાને પૂર્ણ કરે છે.
પાઠ: એક્સેલમાં કોષ્ટક કેવી રીતે બનાવવું
ડેટાબેઝ લક્ષણો સોંપવું
એક્સેલને કોષ્ટકની શ્રેણી તરીકે નહીં, પરંતુ ડેટાબેઝ તરીકે, કોષ્ટકને સમજવા માટે, તેને યોગ્ય લક્ષણો સોંપવાની જરૂર છે.
- ટેબ પર જાઓ "ડેટા".
- કોષ્ટકની સંપૂર્ણ શ્રેણી પસંદ કરો. જમણું ક્લિક કરો. સંદર્ભ મેનૂમાં, બટન પર ક્લિક કરો "નામ સોંપો ...".
- આલેખમાં "નામ" તે ડેટા સૂચવો જે આપણે ડેટાબેઝને નામ આપવા માંગીએ છીએ. એક પૂર્વશરત એ છે કે નામની શરૂઆત અક્ષરથી થવી જ જોઇએ, અને તેમાં જગ્યાઓ હોવી જોઈએ નહીં. આલેખમાં "રેંજ" તમે ટેબલ ક્ષેત્રનું સરનામું બદલી શકો છો, પરંતુ જો તમે તેને યોગ્ય રીતે પસંદ કરો છો, તો તમારે અહીં કંઈપણ બદલવાની જરૂર નથી. તમે વૈકલ્પિક રૂપે એક અલગ ફીલ્ડમાં નોંધનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો, પરંતુ આ પરિમાણ વૈકલ્પિક છે. બધા ફેરફારો કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો "ઓકે".
- બટન પર ક્લિક કરો સાચવો વિંડોના ઉપરના ભાગમાં અથવા કીબોર્ડ શ shortcર્ટકટ લખો Ctrl + S, પીસી સાથે કનેક્ટ થયેલ હાર્ડ ડ્રાઇવ અથવા દૂર કરી શકાય તેવી મીડિયા પર ડેટાબેઝને બચાવવા માટે.
અમે કહી શકીએ કે તે પછી અમારી પાસે પહેલેથી જ એક તૈયાર ડેટાબેસ છે. હવે તે પ્રસ્તુત થાય તેમ તમે રાજ્યમાં તેની સાથે કામ કરી શકો છો, પરંતુ ઘણી તકો ઘટાડવામાં આવશે. નીચે આપણે ડેટાબેસને વધુ કાર્યાત્મક કેવી રીતે બનાવવું તેની ચર્ચા કરીશું.
સortર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો
ડેટાબેસેસ સાથે કામ કરવું, સૌ પ્રથમ, રેકોર્ડ્સને ગોઠવવા, પસંદ કરવાની અને સ sortર્ટ કરવાની સંભાવના પૂરી પાડે છે. આ ફંક્શન્સને અમારા ડેટાબેઝમાં જોડો.
- અમે તે ક્ષેત્રની માહિતી પસંદ કરીએ છીએ જેના દ્વારા અમે ગોઠવવા જઈ રહ્યા છીએ. ટેબમાં રિબન પર સ્થિત "સortર્ટ કરો" બટન પર ક્લિક કરો "ડેટા" ટૂલબોક્સમાં સ Sર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો.
સ anyર્ટિંગ લગભગ કોઈપણ પરિમાણો પર કરી શકાય છે:
- મૂળાક્ષર નામ;
- તારીખ
- નંબર વગેરે
- દેખાતી આગલી વિંડોમાં, સવાલ એ થશે કે ફક્ત પસંદ કરેલા ક્ષેત્રનો ઉપયોગ વર્ગીકરણ માટે કરવો કે આપમેળે વિસ્તૃત કરવો. સ્વચાલિત વિસ્તરણ પસંદ કરો અને બટન પર ક્લિક કરો "સ Sર્ટિંગ ...".
- સingર્ટિંગ સેટિંગ્સ વિંડો ખુલે છે. ક્ષેત્રમાં દ્વારા સortર્ટ કરો તે ક્ષેત્રનું નામ જણાવો જેના દ્વારા તે હાથ ધરવામાં આવશે.
- ક્ષેત્રમાં "સortર્ટ કરો" તે કેવી રીતે કરવામાં આવશે તે બરાબર સૂચવે છે. ડીબી માટે પરિમાણ પસંદ કરવું શ્રેષ્ઠ છે "મૂલ્યો".
- ક્ષેત્રમાં "ઓર્ડર" કયા ક્રમમાં સ sortર્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવશે તે સૂચવો. વિવિધ પ્રકારની માહિતી માટે, આ વિંડોમાં વિવિધ મૂલ્યો પ્રદર્શિત થાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, ટેક્સ્ટ ડેટા માટે - આ મૂલ્ય હશે "એ થી ઝેડ" અથવા "ઝેડ થી એ", અને આંકડાકીય માટે - "ચડતા" અથવા "ઉતરતા".
- મૂલ્યની આસપાસની ખાતરી કરવી મહત્વપૂર્ણ છે "મારા ડેટામાં હેડર શામેલ છે" ત્યાં એક ચેક માર્ક હતું. જો તે નથી, તો તમારે તેને મૂકવાની જરૂર છે.
બધા જરૂરી પરિમાણો દાખલ કર્યા પછી, બટન પર ક્લિક કરો "ઓકે".
તે પછી, ડેટાબેઝમાંની માહિતી નિર્દિષ્ટ સેટિંગ્સ અનુસાર ગોઠવવામાં આવશે. આ કિસ્સામાં, અમે એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓનાં નામ દ્વારા સortedર્ટ કર્યું છે.
- એક્સેલ ડેટાબેસમાં કામ કરતી વખતે એક ખૂબ અનુકૂળ સાધન એ ofટોફિલ્ટર છે. અમે સેટિંગ્સ બ્લોકમાં ડેટાબેસની સંપૂર્ણ શ્રેણી પસંદ કરીએ છીએ સ Sર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો બટન પર ક્લિક કરો "ફિલ્ટર કરો".
- તમે જોઈ શકો છો, તે પછી ક્ષેત્ર નામોવાળા કોષોમાં પિક્ટોગ્રામ msંધી ત્રિકોણના રૂપમાં દેખાયા. અમે કોલમના ચિહ્ન પર ક્લિક કરીએ છીએ જેનું મૂલ્ય આપણે ફિલ્ટર કરવા જઈ રહ્યા છીએ. ખુલતી વિંડોમાં, આપણે કિંમતોને અનચેક કરો કે જેને આપણે રેકોર્ડ્સ છુપાવવા માંગીએ છીએ. પસંદગી થઈ ગયા પછી, બટન પર ક્લિક કરો "ઓકે".
તમે જોઈ શકો છો, તે પછી, કિંમતોવાળી પંક્તિઓ કે જેનાથી આપણે અનચેક કર્યું છે તે કોષ્ટકમાંથી છુપાઇ હતી.
- બધા ડેટાને સ્ક્રીન પર પાછા લાવવા માટે, અમે ફિલ્ટર કરાયેલ ક columnલમનાં ચિહ્ન પર ક્લિક કરીએ છીએ અને ખુલેલી વિંડોમાં, બધી વસ્તુઓની વિરુદ્ધ બ checkક્સને તપાસો. પછી બટન પર ક્લિક કરો "ઓકે".
- ફિલ્ટરિંગને સંપૂર્ણપણે દૂર કરવા માટે, બટન પર ક્લિક કરો "ફિલ્ટર કરો" ટેપ પર.
પાઠ: એક્સેલમાં ડેટાને સortર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો
શોધો
જો ત્યાં મોટો ડેટાબેસ છે, તો તે વિશિષ્ટ ટૂલની મદદથી તેને શોધવાનું અનુકૂળ છે.
- આ કરવા માટે, ટેબ પર જાઓ "હોમ" અને ટૂલબboxક્સમાં રિબન પર "સંપાદન" બટન પર ક્લિક કરો શોધો અને હાઇલાઇટ કરો.
- એક વિંડો ખુલે છે જેમાં તમે ઇચ્છિત મૂલ્ય સ્પષ્ટ કરવા માંગો છો. તે પછી, બટન પર ક્લિક કરો "આગળ શોધો" અથવા બધા શોધો.
- પ્રથમ કિસ્સામાં, પ્રથમ કોષ જેમાં નિર્દિષ્ટ મૂલ્ય હોય છે તે સક્રિય થાય છે.
બીજા કિસ્સામાં, આ મૂલ્ય ધરાવતા કોષોની સંપૂર્ણ સૂચિ ખોલવામાં આવે છે.
પાઠ: એક્સેલમાં શોધ કેવી રીતે કરવી
સ્થળો સ્થિર કરો
ડેટાબેઝ બનાવતી વખતે, રેકોર્ડ્સ અને ફીલ્ડ્સના નામવાળા કોષોને ઠીક કરવું એ અનુકૂળ છે. મોટા ડેટાબેઝ સાથે કામ કરતી વખતે - આ ફક્ત એક આવશ્યક સ્થિતિ છે. નહિંતર, તમારે કઈ પંક્તિ અથવા ક columnલમ ચોક્કસ મૂલ્યને અનુરૂપ છે તે જોવા માટે શીટ દ્વારા સતત સ્ક્રોલ કરવામાં સમય પસાર કરવો પડશે.
- સેલ, ટોચ અને ડાબી બાજુએ તે ક્ષેત્ર પસંદ કરો જેમાંથી તમે ઠીક કરવા માંગો છો. તે તરત જ હેડર હેઠળ અને પ્રવેશોના નામની જમણી બાજુએ સ્થિત થશે.
- ટેબમાં હોવા "જુઓ" બટન પર ક્લિક કરો "લોક વિસ્તારો"ટૂલ જૂથમાં સ્થિત છે "વિંડો". ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાં, મૂલ્ય પસંદ કરો "લોક વિસ્તારો".
હવે ફીલ્ડ્સ અને રેકોર્ડ્સનાં નામ હંમેશાં તમારી નજર સમક્ષ હશે, પછી ભલે તમે ડેટા શીટને કેટલી સરકાવો.
પાઠ: એક્સેલમાં કોઈ ક્ષેત્રને કેવી રીતે પિન કરવું
ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ
કોષ્ટકનાં કેટલાક ક્ષેત્રો માટે, ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનું આયોજન કરવું શ્રેષ્ઠ રહેશે જેથી વપરાશકર્તાઓ, જ્યારે નવા રેકોર્ડ્સ ઉમેરતા હોય ત્યારે ફક્ત અમુક પરિમાણોનો ઉલ્લેખ કરી શકે. આ સંબંધિત છે, ઉદાહરણ તરીકે, ક્ષેત્ર માટે "પોલ". ખરેખર, ત્યાં ફક્ત બે જ વિકલ્પો છે: પુરુષ અને સ્ત્રી.
- વધારાની સૂચિ બનાવો. તેને બીજી શીટ પર મૂકવું સૌથી અનુકૂળ રહેશે. તેમાં અમે કિંમતોની સૂચિ સૂચવીએ છીએ જે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાં દેખાશે.
- આ સૂચિ પસંદ કરો અને માઉસના જમણા બટનથી તેના પર ક્લિક કરો. દેખાતા મેનુમાં, પસંદ કરો "નામ સોંપો ...".
- આપણને પહેલેથી જ પરિચિત વિંડો ખુલી છે. અનુરૂપ ક્ષેત્રમાં, અમે ઉપર જણાવેલ શરતો અનુસાર અમારી રેંજને નામ સોંપીએ છીએ.
- અમે ડેટાબેસ સાથે શીટ પર પાછા. ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ લાગુ થશે તે શ્રેણીને પસંદ કરો. ટેબ પર જાઓ "ડેટા". બટન પર ક્લિક કરો ડેટા ચકાસણીટૂલબોક્સમાં રિબન પર સ્થિત છે "ડેટા સાથે કામ કરો".
- દૃશ્યમાન મૂલ્યો તપાસવા માટે વિંડો ખુલે છે. ક્ષેત્રમાં "ડેટા પ્રકાર" સ્થિતિમાં સ્વીચ મૂકો સૂચિ. ક્ષેત્રમાં "સ્રોત" સાઇન સુયોજિત કરો "=" અને તે પછી તરત જ, જગ્યા વિના, ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનું નામ લખો, જે અમે તેને થોડું વધારે આપ્યું. તે પછી, બટન પર ક્લિક કરો "ઓકે".
હવે, જ્યારે તમે તે મર્યાદામાં ડેટા દાખલ કરવાનો પ્રયાસ કરો છો જ્યાં પ્રતિબંધ સેટ હતો, એક સૂચિ દેખાય છે જેમાં તમે સ્પષ્ટપણે સેટ કરેલા મૂલ્યો વચ્ચે પસંદ કરી શકો છો.
જો તમે આ કોષોમાં મનસ્વી અક્ષરો લખવાનો પ્રયાસ કરો છો, તો એક ભૂલ સંદેશ દેખાશે. તમારે પાછા જવું પડશે અને સાચી એન્ટ્રી કરવી પડશે.
પાઠ: એક્સેલમાં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી
અલબત્ત, ડેટાબેસેસ બનાવવા માટે વિશિષ્ટ પ્રોગ્રામ્સની એક્સેલ તેની ક્ષમતાઓમાં હલકી ગુણવત્તાવાળા છે. જો કે, તેમાં એવા સાધનો છે જે મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં ડેટાબેઝ બનાવવા માંગતા વપરાશકર્તાઓની જરૂરિયાતોને પૂર્ણ કરશે. વિશિષ્ટ એપ્લિકેશનોની તુલનામાં, એક્સેલ સુવિધાઓ સામાન્ય વપરાશકર્તાઓ માટે વધુ સારી રીતે જાણીતી છે તે હકીકત જોતાં, આ સંદર્ભે, માઇક્રોસ .ફ્ટના વિકાસમાં પણ કેટલાક ફાયદા છે.
